Die Gesellschaft wird vielfältiger und die sozialen und ökologischen Herausforderungen nehmen zu. Die Marginalisierung einzelner Gruppen wird deutlicher wahrgenommen, zugleich sehen sich andere Gruppen in ihrer bisherigen Privilegierung bedroht. Um vor diesem Hintergrund den gesellschaftlichen Zusammenhalt zu stärken und Lösungen für teilhabegerechtes Zusammenleben vor Ort zu entwickeln, kommt der Beteiligung von Einwohnerinnen und Einwohnern eine Schlüsselstellung zu. Entscheidungsträger*innen und Fachpersonen sind auf das Engagement und die Expertise der Einwohner*innen angewiesen. Dabei ist es wichtig, auch solche Gruppen einzubeziehen, deren Teilhabe bisher wenig verwirklicht ist.

Für den Erfolg der Prozessbegleitung sind Ansprechpersonen in der Verwaltung wichtig, die intern vernetzen und koordinieren, bürgerschaftliches Engagement muss professionell unterstützt werden.

Hilfreich ist es, wenn an positive Erfahrungen angeknüpft werden kann, die durch gemeinsame Projekte von Zivilgesellschaft, Politik und Verwaltung entstanden sind. Das Einüben von Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum lässt Vertrauen wachsen. Daher muss der Prozess so gestaltet sein, dass die Beteiligten über einen längeren Zeitraum miteinander ins Gespräch kommen. So bekommen unterschiedliche Sichtweisen und auch Konflikte Raum.

Politisch Verantwortliche müssen bürgerschaftliches Engagement und Beteiligung wollen und den Prozess aktiv unterstützen, denn die Kommunen begeben sich in einen Veränderungsprozess, in dem sie ihre Prozesse überprüfen und dauerhafte Strukturen entwickeln bzw. anpassen.
Regelmäßiger Kompetenz- und Erfahrungstransfer der beteiligten Kommunen und der Prozessbegleiter*innen ermöglicht gemeinsames Lernen und erhöht die Prozessqualität maßgeblich.

Die Herausforderungen in den zahlreichen beteiligten Partnerkommunen sind sehr vielfältig. Die Beteiligung sogenannter „stiller Gruppen“, die von bisherigen Beteiligungs- und Engagementprojekten wenig erreicht wurden, ist jedoch durchgängig eine große Herausforderung. Bei der Ansprache der Zielgruppen hat es sich bewährt, neben klassischen Medien auch verschiedene persönliche Zugänge und aufsuchende Formen zu wählen, wie direkte Ansprache, die Vermittlung über Vertrauens-/Schlüsselpersonen oder Aktionen mit Event-Charakter an ausgewählten Orten.

Bei Veranstaltungen werden unterschiedliche Beteiligungsmöglichkeiten angeboten, die sowohl sprachlich-kognitive als auch praktisch-kreative Zugänge umfassen und unterschiedliche Beteiligungsgrade erlauben. Daneben werden Barrierefreiheit, einfache Sprache sowie die jeweiligen zeitlichen und räumlichen Möglichkeiten unterschiedlicher Gruppen und interkulturelle Aspekte beachtet. Dabei ist die Expertise der Beteiligten vor Ort für die Identifikation der Bedarfe und die Entwicklung pragmatischer Lösungen unverzichtbar.